HR Manager - 23 iulie 2013

Companiile din domenii precum Telecomunicatii, IT, Petrol si Gaze isi diversifica constant proiectele, piata fiind din ce in ce mai dinamica, iar cerinta pentru angajati inalt calificati, cu multi ani de experienta, devenind tot mai stringenta.

Componenta birocratica
Complexitatea procesului de relocarea variaza, mai ales in ceea ce priveste formalitatile specifice, in functie de cetatenia angajatului in cauza. Astfel, deosebim

  • Relocarea angajatilor cu cetatenie europeana

Din punct de vedere birocratic angajarea locala a unui cetatean din zona UE nu difera cu mult de cea a cetatenilor romani – se rezuma la furnizarea catre autoritatile specifice a documentelor necesare angajarii (act de identitate, diploma de studii etc), urmata de inregistrarea cetateanului strain la Oficiul Roman pentru Imigrari in vederea obtinerii Certificatului de Inregistrare pe teritoriul Romaniei (CNP).

  • Relocarea cetatenilor non-europeni

In cazul cetatenilor din afara zonei UE, procedura angajarii este mai complexa, fiind necesare: obtinerea Atestatului de Recunoastere a Studiilor, a Autorizatiei de Munca, a Vizei de Lunga Sedere si, ulterior, a Permisului de Sedere (CNP).

In aceasta etapa, consultantul in relocare poate prelua integral toti pasii necesari inregistrarilor, de la prelucrarea dosarului si pana la reprezentarea cetateanului strain in fata autoritatilor statului roman (cand prezenta acestuia nu este mandatorie, respectiv la obtinerea documentelor finale – CNP-ul).

De asemenea, complexitatea procesului creste daca expatul este insotit de familie, membrii acesteia avand obligatia de a urma procedura de Reunificare a Familiei, in vederea obtinerii Certificatului de Inregistrare (in cazul cetatenilor UE) si a Permisului de Sedere (in cazul cetatenilor Non-UE), proces care trebuie gestionat de HR-ul local.

Particularitati ale relocarii expatului insotit de familie
In afara obtinerii documentelor necesare unei sederi legale in Romania pentru expat si familia sa, HR-ul roman trebuie sa se preocupe si de gasirea unei gradinite/scoli pentru copii, care sa corespunda din punct de vedere curicula, limba de predare si profesori, cu asteptarile familiei. Circa 90% dintre familiile cu copii isi aleg zona, si chiar locuinta, in functie de proximitatea fata de institutiile de invatamant ce corespund standardului lor.

Sunt foarte multe familii ale caror soti/sotii, relocati in Romania, isi desfasoara activitatea profesionala in afara oraselor mari (unde se gasesc gradinite sau scoli internationale). Acestia prefera sa faca naveta, uneori cu o durata de 2-3 ore pe zi, pentru a facilita familiei locuirea in orasul in care exista gradinita sau scoala preferata. Spre exemplu, avem cazuri de expati care lucreaza in Blaj, dar fac naveta de la si catre Cluj deoarece in Cluj exista Scoala Internationala, in timp ce in Blaj optiunile sunt inexistente.

Durata aferenta pregatirilor
Procesul de relocare, cu etapele de cautare a locuintei si a gradinitei/scolii, cu tururile informative in orasul ales ca resedinta, cu negocierea contractelor si verificarea documentelor conexe, cu mutarea propriu-zisa, dureaza in medie 3-4 saptamani, indiferent ca vorbim de cetateni UE sau Non-UE. Suplimentar acestei perioade este timpul aferent intocmirii dosarului de angajare:

  • Pentru expatul din tarile comunitare – cca.1-2 zile (ponderea de timp alocata intocmirii dosarului reprezinta maxim 10% din durata totala a relocarii);
  • Pentru expatul din tarile extra-comunitare – minim 3-4 luni de zile (ponderea de timp alocata intocmirii dosarului reprezinta 80% din durata totala a relocarii);

Responsabilitatile HR-ului din Headquarter

In situatia in care expatul este un angajat detasat/transferat de headquarter la o filiala locala, in procesul birocratic al relocarii intervine si HR-ul din Headquarter (HQ). Atat in cazul cetatenilor din Uniunea Europeana, cat si a celor din afara acestei regiuni, in procesul detasarilor HR-ul din HQ va trebui sa furnizeze contractul de munca initial si contractul in baza caruia se realizeaza detasarea/transferul.

Totusi, HR-ul local, impreuna cu firma de Relocare/Imigrare, este cel care ofera suport pentru 90% din formalitati. Exista si situatii in care HR-ul din HQ include o functiune specifica, denumita generic Mobility Manager sau Coordinator, care coordoneaza direct intregul proces de relocare.

Colaborarea cu o firma de relocare
In ceea ce priveste colaborarea cu un consultant in relocari si servicii de imigrare, recomandam ca HR-ul sa se intalneasca in prealabil cu acesta, intrucat colaborarea, chimia dintre oameni si relationarea pe parcursul proiectelor sunt foarte importante. Consecintele unui proces de imigrare construit gresit se pot rezuma la interdictii de a intra pe teritoriul Romaniei pentru perioade ce depasesc 6 luni sau la situatii de expulzare. Avand in vedere aceste riscuri, HR-ul ar trebui sa verifice rata de succes a furnizorului de servicii si sa o considere ca fiind primordiala obtinerii unui pret foarte mic (aspect care nu trebuie totusi neglijat si care poate conta doar daca rata de succes este maxima si costul minim).

Practic, rolul consultantului este acela de a face „livrabil” angajatul cat mai repede, astfel incat acesta sa-si preia indatoririle pe care le are in cadrul companiei. In plus, lucrand cu un consultant, HR-ul primeste constant rapoarte privind evolutia procesului si eventualele obstacole.

Natura provocarilor
Din punct de vedere birocratic, provocarile in relocarea unui expat apar in cazul cetatenilor Non-UE, acestia avand parte de un proces nu tocmai prietenos, si nici pe departe scurt. Protejarea fortei de munca locale din partea Statului Roman, pune ceva piedici angajatorilor in procesul de relocare a cetatenilor Non-UE: studiile expatului trebuie sa fie in directa legatura cu domeniul de activitate al firmei si cu functia de incadrare.

De asemenea, pentru incadrarea intr-o anumita functie, angajatorul trebuie sa faca dovada Oficiului Roman pentru Imigrari, printr-o adresa emisa de ANOFM, ca nu exista cetateni romani calificati, aflati in somaj, care s-ar incadra in functia respectiva.

Totodata, timpii de asteptare, destul de generosi (minim 3-4 luni), reprezinta un obstacol destul de important pentru HR-ul local, care are si alte proiecte in desfasurare.

Si bugetul de relocare, acordat de companie expat-ului, poate reprezenta un obstacol. Spre exemplu, bugetul se poate dovedi insuficient pentru inchirierea unei locuinte la standardele comunicate de expat in discutiile initiale. In aceste situatii apar frustrarile, se pierde timp cu cercetarea ofertei sau cu renegocierea pachetului de baza intre expat si HR. Se poate ajunge la ratarea procesului de recrutare/transfer/detasare prin simplul refuz al expatului de a mai continua procesul fara reajustarea pozitiva a bugetului sau fara identificarea unei locuinte conforme cu asteptarile.